Polityka prywatności

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO") jest:

VAX sp. z o.o. nie powołała formalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), ponieważ nie wymaga tego art. 37 RODO. Wszystkie zapytania w sprawach ochrony danych obsługuje bezpośrednio zarząd spółki.

§ 2. Zakres zbieranych danych osobowych

Zbieramy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnej usługi i które dobrowolnie nam przekażesz. W zależności od interakcji są to:

• Dane kontaktowe: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (podane w formularzach kontaktowych, zapytaniach o ofertę, zgłoszeniach nieruchomości do obsługi)
• Dane oferty: adres nieruchomości, jej typ, powierzchnia, oczekiwana cena (jeśli zgłaszasz nieruchomość do sprzedaży)
• Kryteria wyszukiwania: typ, miasto, cena, pokoje, powierzchnia (jeśli zapisujesz alert o nowych ofertach)
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, godzina wizyty, strona odsyłająca (zbierane automatycznie przez serwer hostingowy i Google Analytics)
• Treść korespondencji: treść wiadomości, którą sam wpisujesz w formularz

Czego NIE zbieramy: nie zbieramy danych wrażliwych (zdrowie, pochodzenie, poglądy, orientacja), danych finansowych szczegółowych (numery kont, kart kredytowych), danych biometrycznych. Nie profilujemy Cię ani nie podejmujemy decyzji w pełni zautomatyzowanych w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach, na podstawie wskazanych przepisów RODO:

§ 4. Odbiorcy danych: komu udostępniamy

Twoje dane traktujemy poufnie. Udostępniamy je wyłącznie podmiotom, które są nam niezbędne do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO:

• Nasi agenci nieruchomości (4 osoby, pracownicy/współpracownicy VAX): kontakt z Tobą w sprawie zapytania
• Dostawca hostingu strony internetowej: przechowywanie danych formularzy w bazie
• Dostawca usługi pocztowej e-mail: wysyłka korespondencji i powiadomień
• Biuro księgowe i biegli rewidenci: w zakresie obsługi księgowej (tylko dane fakturowe)
• Doradcy prawni: w razie sporu lub roszczenia
• Organy państwowe (sąd, prokuratura, UODO, policja, urząd skarbowy): wyłącznie na podstawie pisemnego żądania zgodnego z prawem

4.1. Partnerzy zewnętrzni: wyłącznie za odrębną zgodą

Jeśli wyrazisz odrębną, świadomą zgodę, możemy przekazać Twoje dane partnerom finansowym lub ubezpieczeniowym w celu przedstawienia Ci ich oferty:

• mFinanse S.A.: partner kredytowy (porównanie ofert hipotek z 16 banków). Przekazanie tylko jeśli wyraźnie poprosisz o kontakt w sprawie kredytu i zaznaczysz odpowiednią zgodę.
• PZU S.A., Dorota Duda: partner ubezpieczeniowy (ubezpieczenia nieruchomości, OC, komunikacyjne). Przekazanie tylko po wyrażeniu odrębnej zgody na otrzymanie oferty i wpisaniu kodu weryfikacyjnego z e-maila.

Zgoda na przekazanie danych partnerom jest zawsze niezależna od skorzystania z naszych głównych usług (pośrednictwa w obrocie nieruchomościami) i możesz ją w każdej chwili wycofać.

4.2. Brak przekazywania danych poza EOG

Nie przekazujemy Twoich danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z jednym wyjątkiem: Google Analytics (Google LLC, USA). Google posiada certyfikat Data Privacy Framework, a transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Anonimizacja IP jest włączona, więc Google nie otrzymuje Twojego pełnego adresu IP. Jeśli nie chcesz uczestniczyć w statystykach, możesz odrzucić cookies analityczne w banerze cookies lub zainstalować dodatek Google Analytics Opt-out.

§ 5. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz pełne prawo do:

1. Dostępu do danych (art. 15 RODO): możesz dowiedzieć się jakie Twoje dane posiadamy
2. Sprostowania danych (art. 16 RODO): możesz poprosić o korektę nieprawidłowych danych
3. Usunięcia danych, „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO): usuniemy Twoje dane, chyba że obowiązują nas przepisy prawne wymagające ich zachowania
4. Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): wstrzymamy przetwarzanie do wyjaśnienia sprawy
5. Przenoszenia danych (art. 20 RODO): udostępnimy Twoje dane w formacie elektronicznym (JSON lub CSV)
6. Wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO): przy przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu (np. statystyki)
7. Wycofania zgody w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO): bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Aby skorzystać z dowolnego z tych praw, napisz na bok@vaxpoczta.pl lub zadzwoń na +48 732 84 84 84. Odpowiemy w terminie do 30 dni.

§ 6. Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies (małych plików tekstowych zapisywanych w Twojej przeglądarce). Używamy trzech rodzajów cookies:

6.1. Cookies niezbędne (zawsze aktywne)

Te cookies są wymagane do działania strony, np. zapamiętanie wyboru z banera cookies, zabezpieczenia anti-spam. Bez nich strona nie funkcjonuje poprawnie. Podstawa: uzasadniony interes administratora.

6.2. Cookies analityczne (Google Analytics): wymagają zgody

Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony (które oferty oglądasz, ile czasu spędzasz, z jakich źródeł trafiasz). Identyfikator pomiaru: G-5ST7Y63P17. Dane są zanonimizowane (anonimizacja IP włączona). Cookies wygasają po 14 miesiącach. Możesz odrzucić te cookies w banerze.

6.3. Cookies marketingowe: NIE używamy

Nie korzystamy z cookies marketingowych ani reklamowych. Nie umieszczamy pikseli Facebook, LinkedIn, TikTok ani innych narzędzi remarketingowych.

6.4. Jak zarządzać cookies

Możesz w każdej chwili:

• Zmienić preferencje w banerze cookies (link „Ustawienia cookies" w stopce)
• Wyczyścić cookies w ustawieniach przeglądarki
• Włączyć tryb prywatny przeglądarki (Incognito / Private Browsing)

§ 7. Bezpieczeństwo Twoich danych

Wdrożyliśmy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka:

• HTTPS / TLS 1.3: cała komunikacja ze stroną jest szyfrowana
• Bezpieczna baza danych: dostęp tylko z naszej aplikacji, hasła w pliku poza folderem publicznym
• Ograniczony dostęp pracowników: tylko osoby, które muszą znać dane, mają do nich dostęp (zasada minimum)
• Backupy automatyczne: codzienne kopie zapasowe na zewnętrznym serwerze
• Zabezpieczenia anti-spam: HMAC + honeypot + time check (nie używamy Captcha aby nie obciążać Cię dodatkowymi danymi)
• DKIM, SPF, DMARC: uwierzytelnione wysyłki e-mail

W razie wykrycia naruszenia ochrony danych (incydentu) zgłoszone będzie do PUODO w terminie 72 godzin oraz, gdy istnieje wysokie ryzyko, bezpośrednio do osoby, której dane dotyczą.

§ 8. Polisa odpowiedzialności cywilnej pośrednika

Zgodnie z art. 181 ustawy o gospodarce nieruchomościami VAX sp. z o.o. posiada obowiązkową polisę odpowiedzialności cywilnej pośrednika w obrocie nieruchomościami:

Polisa chroni klientów VAX przed skutkami błędów zawodowych w obrocie nieruchomościami. Każdego roku odnawiamy polisę bez przerwy w ciągłości od 1997 roku.

§ 9. Profile w mediach społecznościowych

Prowadzimy profile firmowe na portalach społecznościowych. Jeśli wchodzisz w interakcję z nami przez te kanały (lajki, komentarze, wiadomości), administratorem Twoich danych są wspólnie VAX i dany dostawca platformy (Facebook Ireland, Instagram, Google LLC), patrz polityka Meta.

• Facebook: facebook.com/mojvax
• Instagram: instagram.com/vax_nieruchomosci
• YouTube: @VAXNieruchomosciMikoow

W ramach naszych profili przetwarzamy treść Twoich komentarzy/wiadomości oraz Twój wizerunek (zdjęcie profilowe, jeśli jest publiczne). Czas przetwarzania: do usunięcia treści przez Ciebie lub do usunięcia profilu przez nas.

§ 10. Formularze na stronie

Na stronie www.vax.com.pl znajdują się następujące formularze:

• Formularz kontaktowy (/kontakt): imię, telefon, e-mail, treść wiadomości
• Formularz zapytania o ofertę (przy każdej karcie oferty): imię, telefon, e-mail, treść wiadomości
• Formularz alertu o nowych ofertach (zapis na powiadomienia): e-mail + kryteria wyszukiwania
• Formularz kontaktu do mFinanse: wyłącznie po odrębnej zgodzie + kod weryfikacyjny
• Formularz kontaktu do PZU: wyłącznie po odrębnej zgodzie + kod weryfikacyjny

Każdy formularz informuje Cię o celu przetwarzania i wymaga akceptacji polityki prywatności. Stosujemy zabezpieczenia anti-spam (HMAC, honeypot) zamiast Captcha, aby nie zbierać dodatkowych danych biometrycznych z Twojej strony.

§ 11. Dane dzieci

Strona nie jest skierowana do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osób niepełnoletnich. Jeśli rodzic/opiekun stwierdzi, że dziecko podało nam dane, prosimy o kontakt, niezwłocznie je usuniemy.

§ 12. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować tę politykę w związku ze zmianami w przepisach, technologiach lub naszych usługach. Każda istotna zmiana będzie ogłoszona:

• w tym dokumencie (z aktualną datą „Ostatnia aktualizacja")
• komunikatem na stronie głównej przez co najmniej 14 dni
• e-mailowo, jeśli zmiana wpływa na zakres przetwarzania danych już zebranych (np. nowe cele), przy konieczności wyrażenia nowej zgody

Korzystanie ze strony po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowej wersji polityki. Jeśli się nie zgadzasz, możesz w każdej chwili zażądać usunięcia swoich danych.

§ 13. Spory i sąd właściwy

Wszelkie spory wynikające z przetwarzania danych osobowych będą rozstrzygane:

1. w pierwszej kolejności polubownie w drodze bezpośrednich rozmów (kontakt na bok@vaxpoczta.pl)
2. poprzez skargę do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)
3. w razie braku porozumienia, sąd właściwy dla siedziby VAX sp. z o.o. (Sąd Rejonowy w Mikołowie)

§ 14. Kontakt

W każdej sprawie dotyczącej ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

Niniejsza polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 12 maja 2026. Dokument zastępuje wszystkie wcześniejsze polityki prywatności VAX sp. z o.o.